ASSISTENTE ADMINISTRATIVO DE FACILITIES

<h1><span>Objetivo da posição</span></h1> <p><span>Prestar suporte administrativo e operacional à gestão de Facilities, contribuindo para o bom funcionamento da infraestrutura, o acompanhamento de fornecedores e contratos, a organização de insumos, o controle de chamados de manutenção e a atualização de informações administrativas e financeiras. A posição também oferece apoio às demandas de mobilização de equipes, incluindo o acompanhamento de documentos e recursos necessários. Busca-se profissional organizado, proativo, atento aos detalhes e capaz de acompanhar demandas simultâneas, prazos e prestadores de serviços.</span></p> <h1><span>Principais atividades / funções</span></h1> <p><strong><span>Gestão de fornecedores e contratos</span></strong></p> <p><span><span>·<span>         </span></span></span><span>Acompanhar a rotina de prestadores de serviços terceirizados, incluindo limpeza, portaria, recepção, jardinagem, segurança e manutenção predial.</span></p> <p><span><span>·<span>         </span></span></span><span>Apoiar a fiscalização do cumprimento de contratos e acordos de nível de serviço (SLAs), sinalizando desvios e necessidades de ajuste.</span></p> <p><span><span>·<span>         </span></span></span><span>Auxiliar em cotações, homologação/cadastro de fornecedores e inserção de pedidos de compra ou notas fiscais em sistemas de gestão, como SAP ou outros ERPs.</span></p> <p><strong><span>Manutenção predial e infraestrutura</span></strong></p> <p><span><span>·<span>         </span></span></span><span>Abrir, acompanhar e direcionar chamados de manutenção preventiva e corretiva, incluindo demandas elétricas, hidráulicas, civis e de ar-condicionado.</span></p> <p><span><span>·<span>         </span></span></span><span>Realizar vistorias e rondas periódicas nas instalações para identificar anomalias, riscos ou necessidades de reparo e encaminhá-los aos responsáveis.</span></p> <p><span><span>·<span>         </span></span></span><span>Apoiar a montagem, desmontagem e realocação de mobiliários e equipamentos conforme a necessidade da operação.</span></p> <p><strong><span>Controle de insumos e estoques</span></strong></p> <p><span><span>·<span>         </span></span></span><span>Acompanhar e controlar os estoques de materiais de escritório, copa, higiene e EPIs, contribuindo para a reposição adequada e evitando rupturas ou desabastecimento.</span></p> <p><span><span>·<span>         </span></span></span><span>Registrar entradas, saídas e necessidades de reposição, mantendo os controles atualizados.</span></p> <p><strong><span>Rotinas administrativas e financeiras</span></strong></p> <p><span><span>·<span>         </span></span></span><span>Controlar planilhas, indicadores, relatórios de gastos e inventários de patrimônio da empresa.</span></p> <p><span><span>·<span>         </span></span></span><span>Conferir faturas, boletos e notas fiscais relacionados aos serviços de Facilities e apoiar o Financeiro no encaminhamento e acompanhamento dos pagamentos.</span></p> <p><span><span>·<span>         </span></span></span><span>Manter interface com a administração do condomínio e, quando aplicável, com órgãos reguladores para tratar de demandas administrativas e documentais.</span></p> <p><span><span>·<span>         </span></span></span><span>Organizar documentos, registros, comprovantes e informações da área, garantindo fácil consulta e rastreabilidade.</span></p> <p><strong><span>Apoio às mobilizações</span></strong></p> <p><span><span>·<span>         </span></span></span><span>Prestar apoio administrativo às demandas de mobilização de colaboradores e equipes, conforme orientação da área responsável.</span></p> <p><span><span>·<span>         </span></span></span><span>Auxiliar na solicitação, conferência e organização de documentos necessários às mobilizações, incluindo ASOs, certificados de treinamentos, NRs e requisitos de acesso a clientes, conforme aplicável.</span></p> <p><span><span>·<span>         </span></span></span><span>Atualizar controles de pendências e prazos e comunicar à área responsável documentos faltantes, inconsistências ou riscos de atraso.</span></p> <p><span><span>·<span>         </span></span></span><span>Apoiar, quando necessário, a organização de hospedagens, insumos, EPIs e outros recursos para as equipes mobilizadas.</span></p> <p> </p> <h1><span>Experiência / conhecimentos necessários</span></h1> <p><span>Experiência em rotinas administrativas, Facilities, infraestrutura, controle de fornecedores ou atividades correlatas. É importante ter familiaridade com planilhas, controles, acompanhamento de chamados e prazos, conferência de documentos fiscais e contato com prestadores de serviços.</span></p> <p><span><span>·<span>         </span></span></span><span>Acompanhamento de prestadores terceirizados e verificação da execução das atividades contratadas.</span></p> <p><span><span>·<span>         </span></span></span><span>Apoio ao controle de contratos, SLAs, cotações, homologação de fornecedores e pedidos de compra.</span></p> <p><span><span>·<span>         </span></span></span><span>Abertura e acompanhamento de chamados de manutenção predial preventiva e corretiva.</span></p> <p><span><span>·<span>         </span></span></span><span>Controle de estoque de materiais de escritório, copa, higiene e EPIs.</span></p> <p><span><span>·<span>         </span></span></span><span>Atualização de planilhas, relatórios de gastos, indicadores e inventários patrimoniais.</span></p> <p><span><span>·<span>         </span></span></span><span>Conferência de faturas, boletos e notas fiscais de serviços.</span></p> <p><span><span>·<span>         </span></span></span><span>Conhecimento básico ou intermediário de Excel e pacote Office; familiaridade com SAP ou outros ERPs será diferencial.</span></p> <p><span><span>·<span>         </span></span></span><span>Comunicação com fornecedores, áreas internas, administração de condomínio e clientes.</span></p> <p><span><span>·<span>         </span></span></span><span>Noções de documentação para mobilização, ASOs, treinamentos, NRs e requisitos de acesso a clientes são desejáveis.</span></p>