ASSISTENTE DE GESTÃO ADMINISTRATIVA E PESSOAS

<p>Prestar suporte administrativo e operacional às rotinas de Departamento Pessoal, Sistema de Gestão da Qualidade (SQG) e Gente &amp; Cultura, contribuindo para a organização, execução e acompanhamento dos processos internos. Apoiar a Gestora Contábil e Fiscal nas atividades relacionadas à administração de pessoal, utilizando a plataforma Sólides, bem como auxiliar a Diretoria na manutenção e atualização da documentação do Sistema de Gestão da Qualidade e a área de Gente &amp; Cultura nas atividades administrativas e de gestão de pessoas.</p> <p> </p> <h3>PRINCIPAIS RESPONSABILIDADES E ATRIBUIÇÕES</h3> <p><strong>2.1. Suporte ao Departamento Pessoal</strong></p> <ul> <li>Auxiliar a Gestora Contábil e Fiscal na execução das rotinas administrativas e operacionais do Departamento Pessoal.</li> <li>Operacionalizar atividades na plataforma Sólides, especialmente nos módulos e funcionalidades relacionados ao Departamento Pessoal.</li> <li>Apoiar os processos de admissão, solicitando, recebendo, conferindo e organizando documentos admissionais.</li> <li>Auxiliar no controle e acompanhamento de férias, afastamentos, alterações cadastrais e demais movimentações de pessoal.</li> <li>Realizar atualizações cadastrais e manter os registros dos colaboradores organizados e atualizados nos sistemas corporativos.</li> <li>Apoiar o controle de ponto, banco de horas, atestados e demais informações necessárias ao processamento da folha de pagamento.</li> <li>Organizar e encaminhar documentos e informações à contabilidade, conforme orientação da Gestora Contábil e Fiscal.</li> <li>Apoiar o processo de desligamento, organizando documentos, informações e procedimentos administrativos necessários.</li> <li>Manter atualizados os arquivos físicos e digitais dos colaboradores, observando a confidencialidade das informações.</li> <li>Acompanhar pendências e prazos das rotinas de Departamento Pessoal, comunicando inconsistências à gestora responsável.</li> </ul> <p><strong>2.2. Suporte ao Sistema de Gestão da Qualidade (SQG)</strong></p> <ul> <li>Apoiar a Diretoria na implantação, organização, manutenção e atualização do Sistema de Gestão da Qualidade.</li> <li>Organizar, revisar e controlar documentos, procedimentos operacionais, instruções de trabalho, formulários e registros do SQG.</li> <li>Acompanhar a atualização dos documentos junto aos responsáveis de cada área.</li> <li>Manter o controle de versões, revisões, aprovações e datas de atualização dos documentos.</li> <li>Organizar e manter atualizado o repositório digital de documentos do sistema de gestão.</li> <li>Apoiar o acompanhamento dos planos de ação, registros de ocorrências e pendências relacionados ao SQG.</li> <li>Auxiliar na preparação de documentos, evidências e registros necessários para auditorias internas e externas.</li> <li>Acompanhar prazos de revisão documental e comunicar às áreas responsáveis as atualizações pendentes.</li> <li>Apoiar a padronização dos processos e documentos institucionais, conforme as diretrizes estabelecidas pela Diretoria.</li> </ul> <p><strong>2.3. Suporte à área de Gente &amp; Cultura</strong></p> <ul> <li>Apoiar administrativamente os processos de gestão de pessoas, conforme orientação da área de Gente &amp; Cultura.</li> <li>Auxiliar nos processos de recrutamento e seleção, incluindo organização de documentos, agendamento de entrevistas e acompanhamento de candidatos.</li> <li>Apoiar os processos de admissão e integração de novos colaboradores, em conjunto com a área responsável.</li> <li>Auxiliar na organização e atualização dos registros e controles de colaboradores.</li> <li>Apoiar a aplicação e o acompanhamento de avaliações de experiência, desempenho e pesquisas internas.</li> <li>Auxiliar na organização de treinamentos, ações de desenvolvimento e capacitações corporativas.</li> <li>Apoiar a organização documental dos processos de PDI, treinamentos e demais iniciativas de desenvolvimento.</li> <li>Dar suporte administrativo às ações de endomarketing, campanhas internas e eventos corporativos.</li> <li>Atualizar planilhas, formulários e controles utilizados pela área.</li> <li>Apoiar a comunicação com colaboradores sobre documentos, prazos, processos e demandas administrativas relacionadas à gestão de pessoas.</li> </ul> <p><strong>2.4. Rotinas Administrativas e Organizacionais</strong></p> <ul> <li>Organizar, classificar e arquivar documentos físicos e digitais, mantendo registros atualizados e acessíveis.</li> <li>Controlar correspondências, agendas, reuniões e solicitações administrativas, acompanhando pendências e direcionando demandas às áreas responsáveis.</li> <li>Apoiar rotinas financeiras e administrativas, incluindo conferência de notas fiscais, recibos, despesas e preparação de documentos para pagamento.</li> <li>Atender colaboradores, clientes e fornecedores por telefone, e-mail ou presencialmente, prestando informações e encaminhando solicitações.</li> <li>Atualizar cadastros, planilhas e sistemas corporativos, verificando a consistência das informações.</li> <li>Acompanhar solicitações de compras, materiais e serviços, realizar cotações e apoiar o controle de pedidos e entregas.</li> <li>Elaborar relatórios, apresentações, formulários e documentos de apoio às atividades administrativas.</li> <li>Apoiar a integração entre as áreas, contribuindo para a organização e o cumprimento dos processos internos.</li> <li>Identificar oportunidades de melhoria nas rotinas administrativas e sugerir ajustes que contribuam para a eficiência operacional.</li> </ul>