Analista Administrativo PL - São Paulo - hibrido

<p>Atuar no monitoramento contínuo do ciclo de fechamento de eventos, garantindo que todos os eventos sejam fechados dentro do prazo, com linhas de fechamento revisadas, auditoria final concluída e reportes mensais para apoiar a saúde financeira do caixa e a previsibilidade de faturamento.</p> <p>Responsável por identificar, classificar e destravar eventos em atraso sob três perspectivas de causa:</p> <p>- Interna/operacional (processos, rotinas e pendências do time).</p> <p>- Cliente (ausência/atraso de informações e dados necessários para faturamento).</p> <p>- Fornecedores/parceiros (pendências de notas fiscais e/ou confirmações de fechamento).</p> <p>Principais responsabilidades</p> <p>1) Monitoramento e controle do fechamento de eventos</p> <p>1.1 Acompanhar diariamente/periodicamente a esteira de eventos abertos e pendentes de fechamento.<br />1.2 Monitorar SLAs/prazos definidos (internos e contratuais) para fechamento e faturamento.<br />1.3 Manter visão consolidada do aging (tempo em aberto) e priorização do backlog de eventos.</p> <p>2) Diagnóstico de causa raiz por categoria (3 frentes)</p> <p>2.1 Interno / Operação<br />Identificar gargalos de processo, pendências de evidências, validações não realizadas e falhas de fluxo.<br />Intervir junto ao time operacional para cobrança, orientação e destravamento das etapas necessárias.<br />2.2 Cliente / Dados para faturamento<br />Mapear quais informações estão faltando (ex.: validações, aprovações, evidências, aceite, dados cadastrais, PO, relatórios, etc.).<br />Acionar áreas de interface para solicitação estruturada, com controle de retornos e prazos.<br />Garantir completude e consistência mínima de dados para liberar faturamento.<br />2.3 Fornecedores / Notas fiscais e fechamentos de parceiros</p> <p>Acompanhar pendências de NF, comprovantes, validações e confirmações de entrega/execução.</p> <p>Atuar ativamente com fornecedores/parceiros (follow-up, cobrança, alinhamentos) para garantir documentos e fechamentos no prazo.</p> <p>Apoiar o fluxo de validação interna para recebimento e conciliação com o evento.</p> <p>3) Revisão de linhas de fechamento e auditoria final</p> <p>3.1 Revisar a composição das linhas de fechamento do evento (receitas, custos, reembolsos, impostos, taxas, aditivos e ajustes).<br />3.2 Executar auditoria final antes do encerramento, assegurando:<br />- consistência de documentos e evidências,<br />- alinhamento entre execução do evento e registros,<br />- completude para faturamento/contabilização,<br />- ausência de pendências com fornecedores/cliente.<br />3.3 Sinalizar divergências e conduzir correções com as áreas envolvidas até a regularização.</p> <p>4) Governança, comunicação e intervenção para cumprimento de prazos</p> <p>4.1 Ser o ponto focal do processo de fechamento, garantindo cadência de acompanhamento e cobrança.<br />4.2 Conduzir alinhamentos com operação, financeiro/faturamento, atendimento/comercial (quando aplicável), clientes e fornecedores.<br />4.3 Propor e implementar melhorias de processo (checklists, SLAs, rotinas de follow-up, padronização de dados e evidências).</p> <p>5) Relatórios e indicadores mensais</p> <p>5.1 Elaborar e apresentar relatórios mensais com:<br />- volume de eventos fechados vs. pendentes,<br />- aging por faixa (ex.: 0–15, 16–30, 31–60, 60+ dias),<br />- causa raiz por categoria (interno/cliente/fornecedor),<br />- impactos estimados no caixa/faturamento (quando aplicável),<br />-pontos críticos e plano de ação.<br />5.2 Monitorar e evoluir indicadores como:<br />- % de eventos fechados no prazo,<br />- tempo médio de fechamento,<br />- backlog total e por responsável,<br />- principais motivos de atraso.</p> <p>Requisitos e qualificações</p> <p>Obrigatórios</p> <p>- Experiência em rotinas administrativas/financeiras ligadas a fechamento, conciliação, faturamento, auditoria operacional ou controles.<br />- Vivência com follow-up e gestão de pendências com múltiplos stakeholders (internos e externos).<br />- Capacidade analítica para identificar causa raiz, organizar informações e propor ações objetivas.<br />- Organização e disciplina para atuar com prazos, SLAs, cadências e rotina de controle.<br />- Domínio de ferramentas de gestão e análise (ex.: Excel em nível intermediário a avançado; ERPs/sistemas internos conforme contexto).</p> <p>Desejáveis</p> <p>- Experiência prévia com eventos (produção/operação/financeiro) ou com ambientes de alta volumetria e prazos curtos.<br />- Conhecimentos de faturamento, documentação fiscal e relacionamento com fornecedores.<br />- Vivência com indicadores (KPIs) e elaboração de dashboards/relatórios.<br />- Competências comportamentais (essenciais)<br />- Senso de dono e accountability pelo fechamento dentro do prazo.<br />- Comunicação clara e firme, com habilidade de cobrança respeitosa e orientação.<br />- Capacidade de negociação com cliente e fornecedor para destravar pendências.<br />- Atenção a detalhes (auditoria final e consistência de linhas).<br />- Autonomia com disciplina (rotina de monitoramento, priorização e escalonamento).</p>