Assistente Administrativo - Frota

<h3><strong>Responsabilidades Gerais</strong></h3> <p>Prestar assistência às atividades administrativas em geral, com foco no controle, conferência e gestão de processos relacionados a abastecimento, compras, cadastro de fornecedores e controle de médias de combustível, assegurando conformidade com as políticas internas e correta utilização dos sistemas corporativos.</p> <p> </p> <h2><strong>1. Abastecimento Interno</strong></h2> <p><strong>Conferência e Importação de Planilha de Consumo Diário de Combustível</strong></p> <ul> <li>Acessar a planilha de lançamento de consumo diário de combustível (Diesel e ARLA) disponibilizada no SharePoint.</li> <li>Conferir os dados lançados, com atenção especial aos seguintes campos: <ul> <li>Quilometragem (KM);</li> <li>Placa do veículo;</li> <li>CPF do motorista.</li> </ul> </li> <li>Importar a planilha para o sistema KMM.</li> <li>Identificar e corrigir eventuais inconsistências ou erros durante a conferência ou no processo de importação.</li> </ul> <h2><strong>2. Compra de Combustível – Base do Progresso</strong></h2> <p><strong>Procedimento para Compra de Diesel e ARLA</strong></p> <ul> <li>Realizar o pedido de combustível (Diesel e ARLA) no sistema KMM, conforme a necessidade operacional.</li> <li>Acompanhar e aguardar a aprovação da solicitação, respeitando o fluxo interno.</li> <li>Após a entrega do material e aprovação do pedido, registrar a entrada do combustível no estoque no sistema correspondente.</li> <li>Abrir chamado para a Central de Notas, anexando: <ul> <li>Nota Fiscal;</li> <li>Boleto.</li> </ul> </li> <li>Finalidade do chamado: solicitar à Central de Notas a programação e execução do pagamento ao fornecedor.</li> </ul> <h2><strong>3. Abastecimento Externo</strong></h2> <p><strong>Recebimento e Conferência de Faturas via TomTicket</strong></p> <ul> <li>Receber, analisar e conferir as notas fiscais por meio do sistema TomTicket.</li> <li>Gerar os cupons correspondentes no sistema KMM.</li> <li>Validar se as notas estão em conformidade com a política interna da empresa.</li> <li>O faturamento deve ser realizado com base na relação de notas encaminhada no fechamento da fatura dos postos.</li> <li>Garantir que o CPG seja gerado conforme os prazos negociados com os fornecedores.</li> <li><strong>Observação:</strong> Para o <strong>Posto Aldo</strong>, a fatura deve ser retirada diretamente no Extranet.</li> </ul> <h2><strong>4. Cadastro de Fornecedores – Postos de Combustível</strong></h2> <ul> <li>Acessar o módulo de Cadastro de Fornecedores.</li> <li>Inserir todos os dados fiscais e cadastrais obrigatórios.</li> <li>Definir, no cadastro fiscal, o <strong>Tipo de Fornecedor</strong> como “Posto de Combustível” ou categoria equivalente.</li> <li>Cadastrar os produtos: <ul> <li>Diesel S10;</li> <li>ARLA.</li> </ul> </li> <li>Definir a unidade de medida como <strong>Litros</strong>.</li> <li>No módulo Fiscal, habilitar o parâmetro para permitir a emissão de cupons fiscais para produtos do tipo combustível.</li> <li>Configurar o sistema para integração automática das <strong>Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e)</strong>.</li> <li>Validar se as notas fiscais e cupons estão sendo gerados corretamente, com todas as informações exigidas pela legislação.</li> </ul> <h2><strong>5. Solicitações Operacionais</strong></h2> <ul> <li>Gerar diariamente solicitações de pedidos para: <ul> <li>Pátio de triagem;</li> <li>Estacionamento;</li> <li>Pedágio;</li> <li>Outras demandas operacionais correlatas.</li> </ul> </li> </ul> <h2><strong>6. Controle de Média de Combustível</strong></h2> <ul> <li>Extrair informações do sistema KMM para apuração das médias mensais de consumo de combustível.</li> <li>Elaborar planilha de média de combustível mensal.</li> <li>Enviar as informações consolidadas aos gestores responsáveis.</li> <li><strong>Período de apuração:</strong> a partir do dia 21 de cada mês.</li> <li><strong>Previsão de entrega:</strong> até o dia 30.</li> </ul> <p> </p>