Página da Vaga | Assistente de Operações Administrativa Pular para o conteúdo principal Ir para a página da empresa Candidatar-se Assistente de Operações Administrativa Copiar link Erro ao copiar link Compartilhar vaga Link copiado Ir para candidatura Descrição da vaga Garantir o suporte às rotinas administrativas e de facilities da empresa, assegurando o funcionamento adequado da infraestrutura, o atendimento das demandas operacionais, o controle de fornecedores e a organização dos ambientes corporativos, contribuindo para uma experiência positiva dos colaboradores e visitantes. Responsabilidades e atribuições 1. Infraestrutura, Abertura e Facilities Realizar a abertura técnica diária da unidade no início do expediente, efetuando o desarme do sistema de alarmes e acionamento de luzes/equipamentos básicos. Registrar e acompanhar demandas de manutenção predial, preventiva e corretiva da infraestrutura. Atuar como ponto de apoio interno para demandas relacionadas à infraestrutura e facilities da unidade. Acompanhar e fiscalizar a entrega dos serviços prestados pela empresa terceirizada de limpeza, acionando o gerente da respectiva prestadora em caso de não conformidades . 2. Recepção, Atendimento e Fluxo Controlar o acesso físico e eletrônico da unidade, realizando a cobertura operacional da recepção de forma contínua e durante intervalos ou ausências programadas. Recepcionar, identificar e orientar visitantes, clientes, fornecedores e prestadores de serviço. Receber, conferir, protocolar e distribuir correspondências, documentos e encomendas. Realizar postagens e retiradas junto aos Correios e transportadoras. 3. Rotinas Administrativas e Financeiras (Backoffice) Efetuar o input (lançamento e digitalização) de faturas, boletos e solicitações de pagamento no sistema corporativo (ERP/Planilhas), realizando os devidos rateios de despesas conforme diretrizes da área financeira, direcionando os processos para posterior aprovação e liquidação bancária pelos gestores responsáveis. Controlar vencimentos e organizar a documentação de fornecedores sob sua responsabilidade. Solicitar compras de materiais e insumos administrativos, realizando cotações e acompanhando prazos de entrega. Controlar e repor materiais de escritório, copa e salas de reunião, garantindo a organização e disponibilidade dos recursos desses ambientes. Apoiar a organização de eventos internos e reuniões corporativas. Manter controles, planilhas e relatórios administrativos atualizados. Requisitos e qualificações Ensino Médio Completo; Experiência em rotinas administrativas. Experiência com controle de fornecedores e prestadores de serviço. Experiência com lançamentos financeiros ou solicitações de pagamento. Conhecimento intermediário em Excel. Conhecimento do Pacote Office. Boa organização e capacidade de controle de múltiplas demandas. Boa comunicação verbal e escrita. Diferencial: Experiência em Facilities. Experiência com sistemas ERP. Experiência com gestão de contratos e fornecedores. Experiência em ambiente corporativo. Conhecimento em processos financeiros administrativos. Desejável: Ensino Superior cursando ou concluído em Administração, Processos Gerenciais, Gestão Empresarial ou áreas correlatas. Conhecimento em SQL e/ou Python para análise de dados; Vivência com documentação de processos, requisitos ou fluxos; Experiência com análise de dados, métricas de produto ou ferramentas de BI além do Metabase (ex: Power BI, Tableau, Google Data Studio); Conhecimento básico de UX/UI, design thinking ou pesquisa com usuários; Vivência em ambientes ágeis ou squads multidisciplinares; Participação em bootcamps, cursos, eventos ou comunidades de produto, tecnologia ou UX. Diferencial: Experiência em Facilities; Experiência com sistemas ERP; Experiência com gestão de contratos e fornecedores; Experiência em ambiente corporativo; Conhecimento em processos financeiros administrativos. Informações adicionais Modelo de trabalho: Presencial. Modelo de contratação: CLT. Etapas